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皆さんは、守らないと罰則となる『電子帳簿保存法』をご存じでしょうか？
2年間の猶予期間が終了し、いよいよ2024年1月1日から電子帳簿保存法の改正法が適用されます。改正法では、電子取引データの電子保存が義務化されました。

本記事では、改正後の電子帳簿保存法の重要なポイントをわかりやすく解説します。改正法の適用が迫る中、まだ準備が整っていない方は、ぜひ本記事を参考に適切な対応をとっていただければと思います。

 

改正後の電子帳簿保存法では、紙での一元管理ができなくなります。
これまで、パソコンで作成された国税関係帳簿やダウンロードした取引関係書類を紙に出力して管理をしていた宿泊施設もあるはずです。しかし、電子取引の場合には電子データでの保存が義務化されるため、紙での一元管理は不可能となります。
ECサイトの購入品の中には領収書や利用明細書などの取引関係書類が商品に同封されず、サイトの所定のページから確認・保存をするケースも増えました。改正前の電子帳簿保存法では、サイトからダウンロードした取引関係書類を印刷して保存する方法も認められていましたが、猶予期間終了後は電子データで交付された書類の印刷保存は認められません。必ずパソコンやクラウド上で保存するようにしてください。
ただし、2023年12月31日以前に出力した書類は紙ベースでの保存は問題ありません。猶予期間の終了後は必ず電子保存をしましょう。また、改正後の電子帳簿保存法で、データの提示を求められた際には即時対応する必要があります。書面で受領した取引関係書類の紙で保存が認められないわけではないですが、保存方法が混在するとデータの即時発見や提供が難しくなります。

今後はスキャナ保存を利用して、紙ベースでの書類管理を減らすことがベストな保管方法といえます。紙ベースでの書類管理を減らせれば、書類の保管スペースも不要となるため、積極的に電子データ保存への切り替えを検討してみてください。

 

コンピューターで作成した書類は一貫して電子帳簿での保存が必須

書類や帳簿によっては、コンピューターで作成したほうが容易なものもあります。例えば下記のような書類が該当します。

 

また、作成する手段は一貫する必要があります。コンピューターで作成をした場合には一貫してコンピューターで作成しなければなりません。その場合、保存方法は自ずと「電子帳簿等保存」と決まります。逆に言えば、一貫して手書きで作成した国税関係書類や決算関係書類は、紙ベースでの保存となります。

 

 

電子データで授受した書類の保存方法を見直す

改正後の電子帳簿保存法では、電子取引の書類は電子データとして保存することが義務化されました。
これまでも電子取引の書類は電子データでの保存が原則でしたが、データを出力した紙で保存する方法も認められていました。しかし、改正後には電子データでの保存が必須のため、紙にデータを出力して保存していた宿泊施設では電子データの保存方法を見直し、新たにマニュアル化やフロー化を進める必要があります。

 

 

タイムスタンプの扱い方

スキャナ保存をする際に、データの改ざんや不正をしていないと証明するために付与するタイムスタンプですが、その扱い方が緩和されました。法改正前のタイムスタンプの付与期間は3営業日でしたが、法改正後は最長2ヶ月7営業日以内と大幅に緩和されました。
また、改正前には「書類が改ざんされていないか」を定期的にチェック（適正事務処理要件）する必要がありましたが、業務効率化のために廃止されました。

さらに、今後はデータの改変履歴が確認できるクラウドサービス上に電子データを保存する際には、タイムスタンプの付与自体が不要となります。

 

 

電子取引データの保存は誰でも確認可能なようにする

保存された電子取引データは、税務署が提出を指示した際にすぐに指示に応じられるようにしなければなりません。誰でも確認できるようにすることが電子取引の保存要件として定められました。

満たすべき要件は、次の3つです。

※ただし、売上高が5,000万円以下の小規模事業者で、税務署のダウンロードの指示にすぐに応じられる場合は検索要件の設定は不要。③の検索要件については、「取引年月日」「取引先」「取引金額」の3項目のみの記載に緩和されました。